Praktycznie każde – webinary, szkolenia, warsztaty, spotkania cykliczne, konferencje, a także koncerty, pokazy, gale, premiery produktów. Sposoby ich organizacji musimy dostosować do wymagań świata wirtualnego, w którym trudniej skupić uwagę. Problem rozwiązują odpowiednio dobrane narzędzia, środki przekazu i dynamizacja obrazu. Kluczem do sukcesu jest zmiana podejścia i traktowanie eventów online jak produkcji telewizyjnych, a nie spotkań tradycyjnych. 

Platforma streamingowa wygląda jak klasyczna strona internetowa z tą zasadniczą różnicą, że jest wyposażona w okno player umożliwiające transmisję wydarzenia.

Platforma jest oparta na gotowym szablonie, który możemy dostosować pod względem wyglądu i zawartości do wymogów danego spotkania. Istnieje wiele platform streamingowych różniących się wyglądem, stopniem możliwości ingerencji w już istniejący szablon, dodatkami, ale każda zawiera te same podstawowe funkcje. 

Ważnym etapem organizacji eventu online jest określenie grupy odbiorców oraz sposobu weryfikacji widzów. Jest wiele stopni zabezpieczenia streamu, od tych całkowicie otwartych, aż do zabezpieczonych zarówno hasłem, jak i dedykowaną do wydarzenia listą uczestników przekazaną przez organizatora. Mamy więc pełną elastyczność w doborze drogi dostępu do streamu. Należy jednak pamiętać, że niektóre opcje będą dostępne tylko dla widzów zarejestrowanych, dzięki czemu mamy kontrolę nad dostępem do wrażliwych treści i uzyskujemy szersze dane o grupie odbiorców.

Spotkania online mogą zostać zrealizowane w 100% zdalnie, co oznacza, że zarówno prowadzący czy prelegenci, jak i widzowie podczas całego eventu zostają w swoich domach. Najważniejsza będzie więc odpowiednia platforma streamingowa, która umożliwia nie tylko oglądanie ale także nadawanie treści. Kluczowa jest tu komunikacja techników z mówcami i przeprowadzenie wcześniejszych prób połączenia w celu sprawdzenia mocy internetu oraz przekazaniu instrukcji jak najlepiej przeprowadzić wykład podczas transmisji live.

Odpowiednie studio nagraniowe to takie, które będzie umożliwiać realizację założonego konceptu i scenariusza. Zanim dokonamy wyboru, musimy określić cel wydarzenia i zakres działań. Studio nagraniowe możemy wybrać spośród istniejącej już oferty lub wyposażyć wybraną przestrzeń w odpowiednią technikę (studio mobilne). W zależności od specyfiki wydarzenia online wyróżniamy studia fotograficzne, wirtualne (greenscreen), diodowe a także estrady, czyli sceny budowane na potrzeby dużych realizacji telewizyjnych i internetowych.

Wyposażenie studia nagraniowego zależy od typu wybranej przestrzeni oraz rodzaju wydarzenia jakie chcemy zrealizować. Najważniejszym elementem każdego eventu online są kamery, miksery wizyjne oraz realizacja wizji i obrazu. Ilość i rodzaj kamer jest zależna od typu wydarzenia. Przy realizacji nastawionej na przekazywanie wiedzy np. webinarów, wykładów, szkoleń rekomendujemy użycie dwóch kamer. Przy większych wydarzeniach liczba kamer powinna być dostosowana do scenariusza, ale im więcej źródeł obrazu, tym większa możliwość zdynamizowania przekazu. Realizacja wydarzeń live wymaga jeszcze jednego elementu – dobrego łącza internetowego gwarantującego płynną transmisję. W przypadku gdy dana lokalizacja nie dysponuje wystarczającym łączem, stawiamy niezależną infrastrukturę sieciową. Dobry obraz wymaga dobrego oświetlenie, a czysty dźwięk, dobrej jakości mikrofonów. Kolejnym ważnym elementem wyposażenia studia są więc światła oraz urządzenia zbierające dźwięk. Ważną rolę odgrywa jeszcze scenografia i aranżacja przestrzeni, którą powinniśmy dostosować do konceptu i scenariusza wydarzenia.

Wydarzenie, które gromadzi publiczność zarówno przed sceną w świecie rzeczywistym, jak i przed monitorami w świecie wirtualnym to tak zwany event hybrydowy. Od tradycyjnego eventu różni się on tym, że to co dzieje się na scenie jest rejestrowane przez kamery i transmitowane do publiczności zdalnej. Trudność może stwarzać konieczność wzięcia pod uwagę potrzeb dwóch zupełnie innych grup docelowych – gości będących na miejscu i tych uczestniczących w spotkaniu zdalnie. Scenariusz wydarzenia musi być tak przemyślany, aby angażował wszystkich widzów i gwarantował im przekaz wiedzy w formie dostosowanej do odbioru.  Forma hybrydowa pozwala na zwiększenie liczby odbiorców, a więc będzie narzędziem wykorzystywanym także po zakończeniu pandemii i obostrzeń z nią związanych. Zanim to nastąpi, warto zastosować zasady zwiększające bezpieczeństwo publiczności poprzez zachowanie dystansu, zapewnienie maseczek i płynów do dezynfekcji.

Utrzymanie uwagi uczestnika eventu online to największe wyzwanie jakie stoi przed organizatorami wydarzeń wirtualnych. Wydarzenia klasyczne bazowały na pełnym oddziaływaniu sensorycznym poprzez obraz, dźwięk, zapach, smak, dotyk, możliwość bezpośredniej komunikacji z drugim człowiekiem. W świecie wirtualnym głównym narzędziem jest obraz i dźwięk oraz komunikacja, w której pośrednikiem jest współczesna technologia. Mając ograniczone środki przekazu i skupiania uwagi odbiorcy, musimy maksymalnie wykorzystać potencjał tych, które nam zostały. Warto korzystać z doświadczenia tych, którzy od dziesiątek lat dostarczają widzom doświadczeń pełnych emocji – twórców filmów i programów telewizyjnych. Podczas realizacji dużych wydarzeń online takich jak gale czy premiery produktu rekomendujemy skorzystanie ze wsparcia ekipy filmowej (scenarzysta, reżyser, kierownik planu).